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财务工作手册的建立与应用初探

减小字体 增大字体 作者:潜江华润燃气有限公司 冯玲    来源:www.arm123.net  发布时间:最新发布
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近年来,随着人们对财务职能认识的深化,财务部门地位得到加强,财务功能亦不断发展,在财务全面参与业务的趋势下,财务内部的岗位划分更趋细致,各岗位之间的联系也日益繁杂。如何构建其内部的组织结构,既要保证效率,即形成一定的集约化、规模化的熟练业务处理,又要保持灵活性,即工作内容丰富化,技能多样化,提高财务人员的责任心与士气,是财务部门管理者必须重视的现实问题。本文试通过建立财务工作手册这种方式,科学划分各岗位的工作内容,并利用人力资源的相关原理,设计各种工作组合,循序推进岗位轮换,目的是帮助财务人员成长为技能全面的综合性财务人才,这个过程亦使企业与员工实现双赢。

一、财务工作手册的设计目标

首先,整合各岗位工作内容,消除重复,明确责任,使之条理化、清晰化、程序化,成为财务工作无缝交接的指南。其次,使每位财务人员了解自己岗位的前向、后向操作,更深切地理解自身工作的地位或意义,加强沟通,主动配合其他人搞好工作。再次,建立各种高效、可行的工作岗位组合,指出阶段性的工作扩充目标,保持工作的挑战性和竞争性。最后,合理安排各组合进行周期性轮换,充分挖掘潜能,使每个财务人员都能独立全面地处理业务。建立财务工作手册有利于管理者掌握各人信息,做到知人善用,人尽其用。

二、财务工作手册的设计概略及举例

1、目录

列出财务业务的类别及代号。基本的大类应包括预算、核算、结算、电算化、结账等。例:A3-4销售核算,3-4-1销售收入核算,3-4-2销售成本核算,3-4-3成本总账及报表。A代表财务部门的编号,3代表核算类,4代表该类中的工作项目流水号。

2、基本业务流程图

该图反映了业务的数据来源、处理、结果输出的全过程,可整体或按相对独立的业务大类做成流程图,如预算管理、信用管理、资金管理等。例:成本核算业务流程图(生产部分)。

3、电算化流程图

该图反映了系统模块、菜单、子菜单、各种数据录入、计算、生成的全过程,即体现电算系统各功能模块的逻辑连接。

4、业务详解

对目录中的每一业务内容进行细化,单独成页,格式如表1所示。 将上表中所应用的各种附件编号,集中在手册最后作为附录。例:A3-1-2工程开通费用核算。

5、目前业务分担表

6、业务内容组合一览表

将业务内容按一定的标准(如前后向关系、扩大工作面、相关业务的延伸等)进行组合,使员工能自觉预见到未来的业务调整,加强向其他业务领域学习。例:某生产陛企业的成本核算业务及组合表。

上述组合1:完整的销售核算,有利于检查收入与成本的配比情况。这类组合是按工作的前后向关系安排的。上述组合2:后台数据处理岗,即在原始数据的基础上进行二次凭证制作,这类组合是按工作的性质、流水作业顺序安排的。两种组合都包括成本总账及报表业务,这样能使每位成本核算人员锻炼综合全面的业务能力,并深刻理解最终的成本核算成果与各环节工作的联系,加强协作与沟通。

7、业务组合的内外轮换表

一般先在各业务大类内部轮换,再延伸至较为关联的其他业务大类,最终完成全面循环。例:业务组合的内外轮换表。 该附表包括上述的各种附件、报表、图表格式等,还可以包括财务相关制度、文件、标准的摘录以方便查阅,甚至还可以给出财务实践中需解决的问题清单以供大家在平时的工作中思索、总结。例:附一,成本核算办法摘录;附二,会计科目简表及编码规则;附三,国内外出差标准一览;附四,附件,附件包括制造费用明细表、培训费用预提表、存货明细表、材料成本差异计算表、销售&成本明细表等。

这样的财务工作手册,不仅是对现实工作的描述与总结,更重要的是,它贯穿着企业重视工作拓展和提升人力价值的透明化操作的理念,体现了科学、系统的岗位分工及发展体系,为每位员工提供了广阔的职能培训机会,激发了他们的工作动力,企业形象也会大为改观。因此,财务工作手册的应用作为企业管理标准化、精细化的努力方向,对提高财务部门的工作水平和效率将起到有力的推动作用。

三、关于解决财务工作手册应用中存在问题的对策

首先,管理者的管理水平、业务能力、贯彻决心及意志至关重要。从上述关于财务工作手册设计目标、思想、内容举例的阐述中可以看出,该手册的建立是一项繁杂、浩大的系统工程,需要管理者结合各自企业的经营特点及发展形势,进行中长期的统筹考虑,使之既具有前瞻性又不失可行性。同时,出于安全考虑,基本的稽核、牵制原则,如“财账分离”的原则必须坚持,亦不能想当然地进行工作组合的创新,人为割裂各岗位间顺畅的工作联系,反而造成效率低下、错误增多的后果。因此,管理者必须充分了解所在企业的现实背景及未来的战略方向,认真做好前期的准备工作,如收集资料、统一设计概略、做好进程安排及组织保证等,在精力有限的情况下,其也可以采取由点到面,层层铺开的方式。总之,须精心布署,才能达成效果。

其次,提倡全员参与,广开言路,群策群力。工作手册的大部分内容都可由各承办人员自己先按要求的格式制作,然后管理者参与各业务组内、组间的反复讨论,最终定稿执行。这是一个绝好的纵横向交流的机会,它十分彻底、全面,可以澄清和解决不少遗留问题,同时,集中各人的经验与能力,可期望建立最为简洁、高效的工作步骤和工作流程,这样,将管理者的远见与操作者的实践结合起来,共同形成管理与业务智慧的结晶——财务工作手册。

最后,运用竞争上岗、优胜劣汰等手段,加强财务人才队伍建设。通过工作扩充及轮换,从整体上把握财务人员的素质高低,如工作能力、学习能力、面临非常规事件的反应、合作精神等,对所发现的优秀人才,应加以有意识的培养与锻炼,委之以更高层次的岗位。因此,必须建立和完善相关的配套制度,如工作交接制度、业绩考核制度、岗位申请制度等,做到对人员的使用与安排有据可循,有序可依。本文所探讨的工作手册的特色之一,就是引入人力资源管理的相关知识,设计工作岗位和发展路径,思想固然可取,但只有落实才会产生预期的效益。笔者希望,通过工作手册的建立及应用,使财务部门作为企业信息中枢,具备健全高效的组织结构,拥有一定数量的高素质的财务人才,更好地实现其财务职能。

(责任编辑:张琼芳)

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